Organize İşler — Çalıştay Düzenlemek

Akademiden bahsetmeyi çok seviyorum bildiğiniz üzere. Ben de bunun bir parçası olduğum için bir taraftan kendimi geliştirmeye çalışıyorum. Şimdiye kadar hep konferanslar dedik, çalıştaylar dedik, çevre çok önemli bu tür etkinliklere gidip insanlarla tanışmak gerek dedik. Fark ettim ki hep katılımcı cephesinden ele almışım bu maddeyi, halbuki bu etkinlikleri düzenleyenler de akademisyenler. Peki nasıl oluyor ki bu işler dediğinizi duyar gibiyim… Bir doktora sonrası araştırmacısı gözüyle konuyu bir ele alalım.

Şimdi öncelikle büyük bir konferansı organize etmek ne demek ben de henüz bilmiyorum, ama sırası gelince öğreneceğim. Bu kös kös oturacağım anlamına gelmiyor elbet, bir yerden başlamak lazım. Büyük konferansların organizasyonda görev almak bir opsiyon. Mesela 2015 yılında, en büyük yapay zeka konferanslarından biri olan Autonomous Agents and Multiagent Systems (AAMAS) Profesör Pınar Yolum önderliğinde İstanbul’da organize edildi. Bu süreçte ufak işlere el attım, ama çok şey öğrendim. Düzenlenen çalıştay ve derslere gönüllü öğrencilerin atanması işini üstlendim. Organizasyon esnasında çıkan herhangi bir sorunu iletmek, katılımcıların İstanbul rehberi olmak gibi keyifli şeyler yaptım. İşin komiği o kadar çok insanla tanıştım ki, çoğu kişi başka konferanslarda beni tanıdı ve yanıma geldi. 2016 yılında bir çalıştayın organizasyon komitesinde yer aldım. Çalıştayın web sitesini yapmak ve siteyi güncel tutmak, çalıştay içeriğini oluşturmaya yardımcı olmak, çalıştayın insanlara duyurulmasını sağlamak gibi işlere el attım. Bu nispeten çalıştay nasıl organize edilir fikrini anlamamı sağladı.

Bu sene insan-robot etkileşimi temasında Human-Agent Interaction (HAI) konferansı, Southampton şehrinde düzenlenecek. Çalıştığım projede yer alan birkaç kişi bir araya gelerek bir çalıştay düzenlemeye karar verdik. Öncelikle hangi temada ne yapmak istediğimizi anlattığımız bir öneri oluşturduk. Burada çeşitli detaylara yer vermek gerekiyor: 1. Etkinlik ne kadar sürecek? 2. Etkinlik kimlere açık, ve bildiri göndermek isteyenler hangi konularda yazacak, kaç sayfa içerik oluşturmak gerekecek? 3. Davetli konuşmacı olacak mı, varsa ne hakkında konuşacak? 4. Çalıştayda bir panel olacak mı, varsa panele kimler gelecek? 5. Çalıştayda hangi hakemler yer alacak? 6. Bildiri göndermek isteyenler hangi tarihe kadar bildiri gönderecek, ve karar tarihi ne zaman olacak? Çoğu sorunun cevaplarının hazırlanan öneride yer alması gerekiyor. Öneri çalıştay başkanları tarafından değerlendirilip kabul veya red ediliyor. Bu süreçte çalıştay konularında çalışan akademisyenler ile iletişime geçip, çalıştayın parçası olmalarını sağlamak gerekiyor. Bu kısım gene çevreyi genişleten güzel bir kısım oluyor tabii… Öneri kabul edildikten sonra ise, bir web sitesi oluşturup çalıştay bilgilerinin oraya eklenmesi gerekiyor. Bildirilerin yükleneceğini sistem kurulduktan sonra, sıra bildirileri beklemeye geliyor. Biz şu anda bu aşamadayız. Bildiriler geldikten sonra, bildirileri hakemlere atayacağız ve hakemlerin değerlendirmeleri sonucunda bildiri sahiplerine sonuçları ileteceğiz. Kabul edilen makaleler ise çalıştay programını şekillendirecek. Genelde ortak konularda kabul edilen makaleleri beraber gruplamaya çalışmak mantıklı. Mesela X ve Y makalesi sağlık temasında robotların kullanılması üzerine ise bu iki makalenin sunumlarının arka arkaya konması iyi oluyor. Böylece ortak tema çevresinde tartışma ortamı oluşturmak mümkün oluyor.

Ufaktan organize işlere girdik… İlerde büyük konferansları düzenlemek de mümkün olur umarım, heyecanla bekliyorum!

Kasım 2018 Paros Dergisi’nde yayımlanan yazım.

Yine Yeni Bir Konferans, Yeni Bir Şehir

Yeni bir konferans macerası ve yeni bir şehir! Bu kez Polonya topraklarındayım, Varşova’dan bildiriyorum.

Yanılmıyorsam Nisan-Mayıs ayı gibi makalelerimizi göndermiştik. Ardından değerlendirilme süreci, kabul edilmesi derken her şey zaman alıyor. Eylül ortası gelmiş henüz konferansa yeni geldik. Biraz heyecan vardı çünkü ilk defa geldiğim bir konferanstı, ve herkes yeni sayılırdı. Şimdi böyle ortamlarda girişken olmak çok zor olabiliyor, özellikle yalnız başınıza ordaysanız. Ben bu sefer şanslıydım, aynı üniversiteden giden sanırım 6-7 kişiydik, öyle olunca kaynaşmak da çok zor olmadı. Ama yalnız gelen öğrencileri gözlemledim biraz. Bir kere İngilizce anadil değilse, bu her zaman bir zorluk yaratıyor. Mesela kimi öğrenciler gerçekten ezberledikleri sunumları sundu, soru cevap kısmında da hiçbir etkileşim olamadı. Bu gruptaki öğrenciler sunup kaçtılar. Görevimi yerine getirdim artık gidebilirim şeklinde koşarak uzaklaştılar demek de yanlış olmaz… Bu YANLIŞ! Her ne olursa olsun orada kalmak, entegre olabilmek için emek sarf etmek lazım. Mesela gitmeden önce kim sunum yapacak, hangi üniversite grupları orada olacak her şey belli. Ufak bir araştırma sonucu konuşmak istediğiniz kitleyi gözünüze kestirmeli, ve onlara yaklaşıp kendinizi tanıtmalısınız. Birçok sosyal ortam oluyor. Mesela kahve molaları, gala yemekleri, sosyal aktiviteler, posterler, demo sunumları… Benim aklımda bir iki isim vardı, ama onları görünce iletişim kurmaktan gerçekten çekindim. Sunumları biraz atarlı geçince, bu bende bir korku yarattı ister istemez. Yani bana da not, bu YANLIŞ! Bir dahaki sefere gidip konuşmalısın Nadin… Yoğun geçen bir haftanın ardından, haftasonumu da Varşova’yı gezmeye ayırdım tabii 🙂

Varşova Notları

İlk defa Polonya’ya gitme fırsatı buldum, biraz heyecanlıydım açıkçası. Kullandıkları dilin İngilizce olmaması ayrı bir zorluk yaratıyor. Lehçe ayrı bir dünya gerçekten, yani anlamadığınızı görüyorlar ısrarla konuşmaya devam ediyorlar. Hayır yani yeterince uzun konuşursanız Lehçe’yi çözemeyeceğiz bu gerçeği bir kabul edelim… Para birimleri de euro değil, zloti diye bir birim. Neyse ki her yerde temassız kart geçiyordu o kısımda bir zorluk yaşamadık. Fiyatlar genel olarak uygun ve servis kalitesi bence iyiydi gayet. Kendi yaptıkları özel bir mantı vardı onlar çok güzeldi. Biraları hiç beğenmedim, Londra bira konusunda aşırı iyi olunca ne içersem beğenmiyorum sanırım. Ha bir de Erywan isimli bir Ermeni restoranı buldum, aşırı güzel bir kebap yedim ve çalışanlara Ermenice bir selam çaktım.

Şehirde yapılacak çok bir şey yoktu, ben biraz uzun kaldığım için böyle oldu tabii. Şehir merkezi ve Eski Şehir kısımları gayet güzel. Aklında ne kaldı derseniz, adım başı yer alan Nero kahvecileri ve Chopin. Chopin şehrin sembolü olmuş resmen, her yerde klasik müzik etkinlikleri vardı. Varşova, İkinci Dünya Savaşı esnasında çok yıkım görmüş, biraz üzücü bir şehir o yüzden. Tüm müzeler savaş zamanları ile ilgili, açıkçası ben gitmedim. Bir de Lazienki isimli bir parkları vardı, orayı çok beğendim. Sonbahar zamanına denk geldiğim için, tüm renkler muazzamdı. Son gün etrafta dolanırken ana bir caddenin kapatıldığını gördüm. İleriye doğru bakınca koca koca tanklar duruyordu, ülke karıştı diye düşündüm. Ne yapacağımı bilmeden ilerlerken konferans binamıza asılan Nazi bayraklarını gördüm, ve etrafta dönem kıyafetleri giyen bir sürü insan ve askerler. Her şeyin bir film seti olduğunu anladığım an ne kadar rahatladığımı anlatamam. Malum travmalar ülkesinden geliyoruz, her şey normal geliyor…

Ay gene makale yazalım da gidelim bir yerlere, bu döngü hiç bitmesin.. Nereye çufçuflasak ki bu kez?

Ekim 2018 Paros Dergisi’nde yayımlanan yazım.