Organize İşler — Çalıştay Düzenlemek

Akademiden bahsetmeyi çok seviyorum bildiğiniz üzere. Ben de bunun bir parçası olduğum için bir taraftan kendimi geliştirmeye çalışıyorum. Şimdiye kadar hep konferanslar dedik, çalıştaylar dedik, çevre çok önemli bu tür etkinliklere gidip insanlarla tanışmak gerek dedik. Fark ettim ki hep katılımcı cephesinden ele almışım bu maddeyi, halbuki bu etkinlikleri düzenleyenler de akademisyenler. Peki nasıl oluyor ki bu işler dediğinizi duyar gibiyim… Bir doktora sonrası araştırmacısı gözüyle konuyu bir ele alalım.

Şimdi öncelikle büyük bir konferansı organize etmek ne demek ben de henüz bilmiyorum, ama sırası gelince öğreneceğim. Bu kös kös oturacağım anlamına gelmiyor elbet, bir yerden başlamak lazım. Büyük konferansların organizasyonda görev almak bir opsiyon. Mesela 2015 yılında, en büyük yapay zeka konferanslarından biri olan Autonomous Agents and Multiagent Systems (AAMAS) Profesör Pınar Yolum önderliğinde İstanbul’da organize edildi. Bu süreçte ufak işlere el attım, ama çok şey öğrendim. Düzenlenen çalıştay ve derslere gönüllü öğrencilerin atanması işini üstlendim. Organizasyon esnasında çıkan herhangi bir sorunu iletmek, katılımcıların İstanbul rehberi olmak gibi keyifli şeyler yaptım. İşin komiği o kadar çok insanla tanıştım ki, çoğu kişi başka konferanslarda beni tanıdı ve yanıma geldi. 2016 yılında bir çalıştayın organizasyon komitesinde yer aldım. Çalıştayın web sitesini yapmak ve siteyi güncel tutmak, çalıştay içeriğini oluşturmaya yardımcı olmak, çalıştayın insanlara duyurulmasını sağlamak gibi işlere el attım. Bu nispeten çalıştay nasıl organize edilir fikrini anlamamı sağladı.

Bu sene insan-robot etkileşimi temasında Human-Agent Interaction (HAI) konferansı, Southampton şehrinde düzenlenecek. Çalıştığım projede yer alan birkaç kişi bir araya gelerek bir çalıştay düzenlemeye karar verdik. Öncelikle hangi temada ne yapmak istediğimizi anlattığımız bir öneri oluşturduk. Burada çeşitli detaylara yer vermek gerekiyor: 1. Etkinlik ne kadar sürecek? 2. Etkinlik kimlere açık, ve bildiri göndermek isteyenler hangi konularda yazacak, kaç sayfa içerik oluşturmak gerekecek? 3. Davetli konuşmacı olacak mı, varsa ne hakkında konuşacak? 4. Çalıştayda bir panel olacak mı, varsa panele kimler gelecek? 5. Çalıştayda hangi hakemler yer alacak? 6. Bildiri göndermek isteyenler hangi tarihe kadar bildiri gönderecek, ve karar tarihi ne zaman olacak? Çoğu sorunun cevaplarının hazırlanan öneride yer alması gerekiyor. Öneri çalıştay başkanları tarafından değerlendirilip kabul veya red ediliyor. Bu süreçte çalıştay konularında çalışan akademisyenler ile iletişime geçip, çalıştayın parçası olmalarını sağlamak gerekiyor. Bu kısım gene çevreyi genişleten güzel bir kısım oluyor tabii… Öneri kabul edildikten sonra ise, bir web sitesi oluşturup çalıştay bilgilerinin oraya eklenmesi gerekiyor. Bildirilerin yükleneceğini sistem kurulduktan sonra, sıra bildirileri beklemeye geliyor. Biz şu anda bu aşamadayız. Bildiriler geldikten sonra, bildirileri hakemlere atayacağız ve hakemlerin değerlendirmeleri sonucunda bildiri sahiplerine sonuçları ileteceğiz. Kabul edilen makaleler ise çalıştay programını şekillendirecek. Genelde ortak konularda kabul edilen makaleleri beraber gruplamaya çalışmak mantıklı. Mesela X ve Y makalesi sağlık temasında robotların kullanılması üzerine ise bu iki makalenin sunumlarının arka arkaya konması iyi oluyor. Böylece ortak tema çevresinde tartışma ortamı oluşturmak mümkün oluyor.

Ufaktan organize işlere girdik… İlerde büyük konferansları düzenlemek de mümkün olur umarım, heyecanla bekliyorum!

Kasım 2018 Paros Dergisi’nde yayımlanan yazım.


Also published on Medium.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *